Материалы ИноСМИ содержат оценки исключительно зарубежных СМИ и не отражают позицию редакции ИноСМИ
Многие думают, что должности секретарей или ассистентов утрачивают популярность, пишет Helsingin Sanomat. Но профессиональные помощники руководителей — настоящие ассы в вопросах организации и дисциплины. Автор статьи побеседовала со специалистами об их работе и о том, как каждый из нас может сделать свои рабочие будни легче.
Если вы захотите связаться с Харри Оянперяя (Harri Ojanperää), руководителем Финской кооперативной организации розничной торговли и туризма SOK, стоит звонить не ему, а его ассистенту Элине Хуса (Elina Husa).
Хуса — не только личный помощник Оянперяя, но и ассистент правления организации. Она готовит совещания, ведет корреспонденцию, отвечает за офисную технику, бронирует места для проведения встреч и организовывает деловые поездки, составляет отчеты по путевым издержкам и проверяет чеки за сделанные покупки.
Хуса следит за тем, чтобы правление рассматривало необходимые вопросы в нужное время, и чтобы о решениях руководства была оповещена вся организация.
«На этой должности нужно следить за работой всей фирмы, мне нравится такая роль», — рассказывает Хуса.
Хуса работает помощником руководителя уже десять лет, в организации она числится с 1999 года. До этого она работала с клиентами отелей и была на первых ролях.
В фильмах мы часто сталкиваемся со стереотипными представлениями об обязанностях помощника руководителя: мол, нужно не только проводить встречи, но и заниматься личными делами босса. В Финляндии у ассистентов руководителей несколько иная роль.
Частично это связано с тем, что в финских предприятиях иная иерархия, и задачи помощников в первую очередь касаются рабочей жизни. Личные вопросы начальник обычно решает сам, говорит Хуса.
В других странах культура может отличаться. Хуса сталкивалась с разными задачами.
«Какое-то время я была помощником руководителя, приехавшего из-за границы. Тогда я и правда забирала одежду из прачечной и занималась его переездом», — рассказывает Хуса.
Она не отказывается от таких задач, если они возникают. Наверное, впервые с такими вопросами она столкнулась в сфере гостиничного бизнеса.
«Тогда порой нужно было помогать гостям решать и их личные вопросы тоже. Если в организации назначают иностранного руководителя, ему нужно максимально сосредоточиться на работе, и если я смогу ему в этом помочь, то почему бы и нет».
Многие считают, что должности помощников, секретарей или ассистентов постепенно утрачивают популярность. Например, согласно барометру финского министерства экономического развития и занятости, секретарей по-прежнему слишком много.
Хуса с этими наблюдениями согласиться не может. Она также занимает пост председателя финского подразделения Международной организации ассистентов International Management Assistant и следит за развитием сферы.
«Например, в LinkedIn постоянно ищут помощников и помощников руководителей. К тому же, такие навыки требуются не только на должностях помощников», — говорит она.
Это связано с тем, что ассистенты теперь должны справляться с различными IT-задачами, внутренней корреспонденцией, вопросами организации и ведения отчетов.
***
В начале карьеры у Анники Карьялайнен (Annika Karjalainen) была должность под названием first impression manager. Она должна была встречать бизнес-партнеров и отвечать за организацию встречи.
Сейчас Карьялайнен работает в консалтинговой компании KPMG на позиции личного помощника и помощника команды.
«В этой компании и в моей нынешней роли я не занимаюсь личными вопросами, как это часто показывают в фильмах, но в начале карьеры я покупала продукты в Хельсинки для специалистов, приехавших с визитом в Леви. Сейчас такие задачи в фирмах практически не ставятся», — говорит Карьялайнен.
Мало кто задумывается о том, чем занимается ассистент и как это влияет на работу всей фирмы.
Они наделены определенной властью. Ассистент решает, что и каким образом он сообщит руководителю. Начальников, которым они помогают, они воспринимают скорее как партнеров, нежели как руководителей.
Помощник руководителя — тот, кто создает максимально комфортные условия для работы.
«Руководитель говорит последнее слово во многих вопросах, — говорит Элина Хуса. — Мы обрабатываем информацию, успокаиваем, слушаем, стараемся понять».
Иногда у помощника и начальника могут может быть очень много совместных задач. Например, когда Йорма Оллила (Jorma Ollila) был генеральным директором Nokia, у него было два помощника: первый приходил рано утром, а второй работал допоздна.
Основная цель деятельности ассистента — облегчить работу другого специалиста. Это может выглядеть, к примеру, следующим образом: при составлении этой статьи Карьялайнен уточнила у журналиста, когда ему нужно будет брать следующее интервью, и аккуратно следила за временем.
«Хороший помощник не ждет, что ему дадут задание, он всегда на шаг впереди. На самом деле, для меня было бы плохим сигналом, если бы мне о чем-то напоминали», — говорит Карьялайнен.
Правда, такие особенности работы могут делать секретарей невидимками. В прошлогоднем опросе Helsingin Sanomat о профессиях, незаметных остальным, многие респонденты упомянули работу секретарей и ассистентов.
Все помощники, побеседовавшие с Helsingin Sanomat в ходе создания этой статьи, говорят, что начальники, конечно, отмечают проделанную ими работу. Неудивительно — ведь многие сталкиваются без помощников с большой перегрузкой.
И все же роль ассистентов в фирме начинают замечать только тогда, когда они не работают.
Говоря об ассистентах, многие вспоминают англичанина Адама Фидлера (Adam Fidler). Он — директор академии, которая носит его имя. Элина Хуса тоже проходила обучение в Академии Адама Фидлера в Манчестере.
Фидлер называет организацию группой, которая танцует под ритмичную музыку оркестра. Дирижер — начальник, он руководит этим оркестром и танцем. Помощник руководства следит за организацией танца с балкона.
Помощник многое слышит и видит, но не всегда может распространяться об увиденном. Ведь помощников руководителя связывает обязательство сохранять конфиденциальность.
Лояльность — одна из главных необходимых черт помощника руководителя.
«Это означает преданность не только руководителю, но и ценностям организации. Задача помощника — стоять позади руководителя, которому он помогает, и поддерживать его в рабочих ситуациях», — говорит Марианна Лейско (Marianna Leisko).
Лейско работает ассистентом около 20 лет. Ее карьера ни разу не складывалась таким образом, чтобы в сотрудничестве с руководителем не возникало чувства доверия.
«Руководители — тоже люди, так что, в принципе, проблемы в сотрудничестве тоже возможны. В такой ситуации я бы задумалась, смогу ли продолжить работать с таким начальником», — рассуждает она.
Как и начальник, порой помощник может чувствовать себя немного одиноким в своей работе. От одиночества часто спасают командные задачи.
И хотя команде нельзя рассказать обо всем, большей частью информации можно поделиться с другими, говорит Лейско.
Помощники руководителей поддерживают связь друг с другом. Карьялайнен говорит, что при организации встречи она часто сначала выясняет, кто помощник этого руководителя — если еще этого не знает.
«Так что компетентность ассистента может быть очень полезным ресурсом для компании», — говорит Карьялайнен.
Организация International Management Assistant проводит семинары и мероприятия для ассистентов — на международном уровне или в пределах одной страны.
«На этой должности нужно постоянно быть в курсе того, что происходит в разных организациях», — говорит Хуса.
Пять советов по организации работы
Что бы помощники могли посоветовать для улучшения организации работы? Поскольку многие ассистенты любят списки, они составили для нас перечень своих советов:
1. Сосредоточься на том, что делаешь
Если вы, к примеру, решили, что сегодня составите какой-то документ, сосредоточьтесь именно на этом. Если вас кто-то отвлекает другой задачей, попросите его подождать, если нет срочности.
«Я и сама работаю над этим навыком, мне это тоже бывает нелегко», — говорит Элина Хуса.
2. Заботьтесь о себе — пусть в вашем ежедневнике будут «окна»
Хуса и Лейско составляют своим начальникам список задач на рабочий день и каждую неделю оставляют в нем «окошки» для обдумывания рабочих задач и пауз. Отказываться от них нельзя — разве что в экстренных ситуациях.
«По понедельникам после собрания правления я отвожу оставшуюся часть дня на обдумывание и запись рабочих задач. В другие дни я тоже стараюсь выделять место для передышки, но не всегда получается», — говорит Хуса.
3. Ставьте в приоритет самые важные задачи
Лейско записывает все в свой черный блокнот, который она в шутку называет Библией. Она регулярно его пролистывает и смотрит, все ли она выполнила. Хуса говорит, что пользуется разными списками, у которых есть цветовые коды — разделение по степени важности.
«В моей записной книжке полно разноцветных заметок и стикеров», — говорит она.
4. С расставлением приоритетов тесно связан контроль потока информации. Например, Хуса сортирует письма на важные и менее важные — это правило касается и ее личной переписки.
«Например, я не отвечаю на все письма сразу. Стараюсь разобраться, на что нужно отреагировать сразу, а что может подождать».
5. Вы не обязаны уметь все на свете
«Мне не нужно уметь или знать все, это попросту невозможно. Но я знаю того, кто знает, и у кого можно попросить помощи», — признается Лейско.
